《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求進(jìn)一步提升建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理水平，推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理持續(xù)發(fā)展。此外，《規(guī)劃》還要求以規(guī)范化、科學(xué)化管理為核心，明確相關(guān)單位和人員權(quán)責(zé)，并形成從建設(shè)項(xiàng)目電子文件的“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”到電子檔案的“移交、保管、利用”等全過程管理體系。
甘肅民航機(jī)場(chǎng)集團(tuán)聯(lián)合譯筑科技搭建工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)，并在蘭州中川國(guó)際機(jī)場(chǎng)三期擴(kuò)建項(xiàng)目上開展電子資料應(yīng)用試點(diǎn)工作。截至目前，相關(guān)工作已取得階段性成果，平臺(tái)應(yīng)用13個(gè)月時(shí)間，已有12256份電子資料。雙方致力于在甘肅省內(nèi)推廣逐步舍棄紙質(zhì)資料，移至線上流轉(zhuǎn)，形成工程全過程電子資料管理的模式。
為什么要做電子資料？
由于蘭州中川國(guó)際機(jī)場(chǎng)三期擴(kuò)建項(xiàng)目體量龐大，參建單位眾多，倘若傳統(tǒng)的工程文檔管理模式應(yīng)用于本項(xiàng)目將存在諸多弊端，包括：工程資料監(jiān)管難、簽批和流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)多、難以整合歸檔等問題。
本項(xiàng)目要求全員參與工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)應(yīng)用，包括建設(shè)單位、設(shè)計(jì)、勘察、試驗(yàn)、監(jiān)理、施工等41家參建單位，626位參與人員。甘肅民航通過平臺(tái)搭建了組織架構(gòu)體系，將各單位、各單位工程、各單位下屬的各部門、各部門下屬的各成員職責(zé)統(tǒng)一管理，并通過完善的權(quán)限管控機(jī)制給予不同單位的不同人員特定的權(quán)限。
組織架構(gòu)體系
權(quán)限管控體系
電子資料有什么好處？
第一，確保工程資料的真實(shí)性，無人能代簽資料、滯后做假資料；
第二，確保工程資料的時(shí)效性；
第三，確保工程資料的可追溯性；
第四，提升項(xiàng)目的管理效率；
第五，提升工程資料的共享性。
電子資料的創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、歸檔流程
資料審批就好似可與BIM模型關(guān)聯(lián)的工程建設(shè)OA管理系統(tǒng)，可通過自定義工作流與傳統(tǒng)文檔相結(jié)合的形式，利用電子文件每一個(gè)單元格的變量，控制實(shí)現(xiàn)預(yù)先設(shè)定需流轉(zhuǎn)文件可填寫的內(nèi)容與樣式。
管理員按規(guī)范設(shè)定資料的審批節(jié)點(diǎn)，相關(guān)審批人員可通過移動(dòng)設(shè)備、PC端或網(wǎng)頁(yè)端進(jìn)行資料審批，并加入電子簽名和電子印章。
隨后，審批完成的各類資料可自動(dòng)被歸入預(yù)先設(shè)定的相關(guān)資料管理文件夾中，方便人員追溯及整理竣工資料。
電子文檔的在線制作、流轉(zhuǎn)、簽批和歸檔的全過程管理極大地降低了人員資料簽批的流轉(zhuǎn)時(shí)間和難度。另外，通過與BIM技術(shù)的深度融合，平臺(tái)可助力實(shí)現(xiàn)資料的利用與查閱。
本項(xiàng)目將全部表單資料進(jìn)行分類，有日志、各部門用表，甚至細(xì)化到公務(wù)用車的燃油管理等，都通過資料審批功能實(shí)現(xiàn)在線流轉(zhuǎn)。此外，甘肅民航還將常用表單自定義為功能，更便于項(xiàng)目人員的應(yīng)用。
表單匯總
常用表單可自定義功能
1、表單模板創(chuàng)建
資料表單可分為自定義表單及通用表單。其中，自定義表單用于各參建單位內(nèi)部非制式用表，可自定義設(shè)置表單格式、表單簽批流程。而通用表單則用于工程資料的簽批，主要針對(duì)國(guó)家及地方規(guī)定的制式工程資料表單，可自定義設(shè)置簽批流程。此外，簽批流程中，各參建單位可根據(jù)實(shí)際審批節(jié)點(diǎn)自行設(shè)定實(shí)際簽批人員。
表單模板設(shè)置
審批流程及審批人設(shè)置
支持多條線復(fù)雜流程設(shè)置
2、電子簽名與印章上傳
電子印章可上傳至平臺(tái)庫(kù)，如本項(xiàng)目的電子印章包含各標(biāo)段及一些關(guān)鍵項(xiàng)目經(jīng)理和總監(jiān)的職業(yè)印章。上傳后，每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)的負(fù)責(zé)人在審批時(shí)可直接插入自己的電子簽名和權(quán)限劃分的電子印章。
電子印章庫(kù)
3、表單資料流轉(zhuǎn)與審批
以下圖的付款申請(qǐng)界面為例，當(dāng)前是平臺(tái)填寫完畢的表單樣式。此表格審批流程非常復(fù)雜，近20人參與了相關(guān)審批工作。表單在流轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)審批節(jié)點(diǎn)的負(fù)責(zé)人時(shí)，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)推送提醒。
付款申請(qǐng)流轉(zhuǎn)圖
在表單的全部流程都審批完畢后，導(dǎo)出的表單樣式與傳統(tǒng)制式資料是相同的。
表單樣式一致
4、電子資料歸檔
平臺(tái)內(nèi)可按各專業(yè)規(guī)范要求自定義設(shè)置多層級(jí)歸檔目錄，如本項(xiàng)目資料分為：工程資料、疫情防控資料、人員車輛備案資料等。各分類資料均由線上審批完成的資料自動(dòng)歸檔形成，歸檔格式可設(shè)置為doc、xls格式或自動(dòng)轉(zhuǎn)換為pdf格式。
資料文件夾
系統(tǒng)歸檔的資料可實(shí)現(xiàn)所見即所得，完全與相關(guān)規(guī)范要求中的制式表格相一致。
資料歸檔預(yù)覽查看
5、電子資料利用
本項(xiàng)目平臺(tái)基于BIM技術(shù)進(jìn)行開發(fā)，項(xiàng)目電子文檔可以與BIM技術(shù)充分結(jié)合，利用BIM技術(shù)的可視性和模擬性快速進(jìn)行資料查閱和統(tǒng)計(jì)。
資料與模型關(guān)聯(lián)
6、更加豐富的應(yīng)用場(chǎng)景
甘肅民航將常用表單自定義為功能，更便于項(xiàng)目人員應(yīng)用，如本項(xiàng)目中的飛行區(qū)實(shí)驗(yàn)記錄和航站區(qū)實(shí)驗(yàn)記錄是甘肅民航根據(jù)項(xiàng)目需求通過零代碼形式自建的臺(tái)賬功能模塊。
臺(tái)賬自定義為功能
有工程管理經(jīng)驗(yàn)的人都知道：實(shí)驗(yàn)室從現(xiàn)場(chǎng)取完樣到出實(shí)驗(yàn)報(bào)告的數(shù)據(jù)會(huì)有一段數(shù)據(jù)真空期，一般會(huì)在1-1.5個(gè)月后才會(huì)出實(shí)驗(yàn)報(bào)告。那么實(shí)驗(yàn)結(jié)果到底應(yīng)如何把控呢？或者有時(shí)候?qū)嶒?yàn)室只是口頭跟現(xiàn)場(chǎng)的人員傳達(dá)實(shí)驗(yàn)報(bào)告，如果最后出了問題，這個(gè)責(zé)任應(yīng)由誰來承擔(dān)呢？
針對(duì)這類問題，并考慮到本項(xiàng)目的龐大體量，甘肅民航用自定義臺(tái)賬功能做了一個(gè)實(shí)驗(yàn)記錄功能。其主要是給實(shí)驗(yàn)檢測(cè)人員在現(xiàn)場(chǎng)取完樣后的24小時(shí)內(nèi)將當(dāng)天取樣的結(jié)果填在實(shí)驗(yàn)記錄中（可抽取結(jié)果的一些實(shí)驗(yàn)內(nèi)容），同時(shí)將平臺(tái)的電子簽名用作實(shí)驗(yàn)結(jié)果填寫人員的確認(rèn)。
下圖的實(shí)驗(yàn)臺(tái)賬中顯示了各類實(shí)驗(yàn)重點(diǎn)數(shù)據(jù)，包括：實(shí)驗(yàn)人的簽字、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。相關(guān)數(shù)據(jù)可以導(dǎo)出、分享、做批量操作，臺(tái)賬也可以隨時(shí)更新。
臺(tái)賬應(yīng)用
在設(shè)置臺(tái)賬時(shí)，管理員可自行設(shè)定臺(tái)賬更新的權(quán)限，且臺(tái)賬每次更新后會(huì)推送給負(fù)責(zé)人，非常方便實(shí)用。
實(shí)驗(yàn)室或施工單位人員每天填完臺(tái)賬后，會(huì)自動(dòng)推送給建設(shè)單位和施工單位負(fù)責(zé)質(zhì)量的管理人員，并可實(shí)時(shí)查看，從而切實(shí)有效地提高工作效率。
臺(tái)賬查看與填寫
對(duì)于項(xiàng)目?jī)?nèi)部的管理和甲方來說，實(shí)驗(yàn)記錄只要在平臺(tái)上傳了，就代表是實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可的數(shù)據(jù)，后續(xù)一旦有問題，會(huì)直接追究實(shí)驗(yàn)室的責(zé)任，而不是追究其他參建單位。
總結(jié)與展望
在推進(jìn)本項(xiàng)目工程資料電子化的工作過程中，甘肅民航也遇到了客觀存在的問題。比如：由于各級(jí)檔案館均無電子資料接收的載體和規(guī)范，無法給本項(xiàng)目明確具體的電子資料要求，所以導(dǎo)致參建各方需要制備兩套資料的情況。即線上流轉(zhuǎn)一套工程文檔，線下制作一套紙質(zhì)版資料。另外，由于本工程涉及行業(yè)及專業(yè)眾多，包括民航、房建、市政、石油、道橋等多個(gè)專業(yè)，相關(guān)文檔編寫方面各專業(yè)之間也沒有統(tǒng)一的文檔編寫規(guī)范，且工程文檔樣式五花八門，較難做到統(tǒng)一。
盡管存在問題，但是甘肅民航在切身實(shí)踐后感覺電子資料仍然比紙質(zhì)資料方便快捷得多，能夠全面覆蓋項(xiàng)目所有參建單位及管理人員。一旦線上資料接收的載體和規(guī)范確定，甘肅民航即可不再接收線下紙質(zhì)材料，也無需再制作一套紙質(zhì)版資料。
使用電子資料有諸多好處：
1）使業(yè)主對(duì)總包和分包的工作質(zhì)量監(jiān)管更為方便；
2）現(xiàn)場(chǎng)資料歸檔更準(zhǔn)確、調(diào)取更便捷；
3）信息從“點(diǎn)-點(diǎn)”到“點(diǎn)-面”的傳遞更有效率；
4）文件流轉(zhuǎn)門檻更低、從電腦軟件到手機(jī)均可流轉(zhuǎn)。
后續(xù)為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)本項(xiàng)目的規(guī)范化電子資料管理工作，甘肅民航將聯(lián)合譯筑科技按需對(duì)現(xiàn)有工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)行軟件和硬件的升級(jí)開發(fā)。相關(guān)開發(fā)方向主要為電子文檔的安全性、電子簽名和電子印章的合法性、電子文檔的自動(dòng)索引和統(tǒng)計(jì)方面以及電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性。同時(shí)甘肅民航還會(huì)研究基于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等方面的技術(shù)，形成企業(yè)乃至地區(qū)的電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，并能通過BI系統(tǒng)自動(dòng)分析統(tǒng)計(jì)電子文檔中的相關(guān)數(shù)據(jù)，為未來的相關(guān)項(xiàng)目提供數(shù)據(jù)支撐，助力建筑項(xiàng)目數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。
“我認(rèn)為行業(yè)未來趨勢(shì)是電子資料，所以我們也在共同努力。電子資料一直是我們跟譯筑合作中最重點(diǎn)的模塊之一。同時(shí)，我們也希望兩家公司能夠致力于把無紙化資料推廣下去，力爭(zhēng)走在行業(yè)前列。”甘肅省民航置業(yè)投資有限公司徐爽如是說。（素材供稿：徐爽 甘肅省民航置業(yè)投資有限公司-BIM事業(yè)部技術(shù)總監(jiān)）
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